Apa Saja Tujuan Perjalanan Dinas? Apa Keuntungan yang Diperoleh?

Apa sih tujuan perjalanan dinas? Pertanyaan yang satu ini mungkin telah muncul di benak banyak orang. Padahal sekarang ada smartphone dan aplikasi yang dapat mempermudah komunikasi jarak jauh melalui video conference. Jadi untuk apa mengeluarkan anggaran untuk perjalanan dinas ke berbagai tempat jika semuanya bisa dilakukan dengan modal kuota internet?

Tentu ada orang yang menganggap bahwa perjalanan dinas hanyalah kedok untuk jalan-jalan dan membuat pengeluaran perusahaan menjadi boros. Bahkan jika saya tidak bekerja di bidang terkait mungkin saya juga akan skeptis terhadap pentingnya perjalanan dinas, apalagi jika sering dilakukan.

Namun apakah tatap muka secara virtual akan selalu efektif? Ya, tentu tidak. Ada banyak keuntungan yang diperoleh dari pertemuan secara langsung. Berikut pendapat saya mengenai tujuan perjalanan dinas yang membuatnya tetap penting untuk dilakukan.

Tujuan Perjalanan Dinas

1. Menunjukkan kerja sama yang lebih akrab

Bertemu secara langsung dengan investor, klien, atau supplier dapat membuat hubungan tetap terasa akrab. Mereka akan lebih merasa dihargai karena kita telah meluangkan waktu untuk bertatap muka dengan mereka secara langsung, meskipun jarak perjalanan tidak terbilang dekat.

2. Mendapatkan peluang kesepakatan lebih besar

Berdasarkan penelitian oleh Oxford Economics, peluang klien menandatangani kesepakatan baru adalah dua kali lipat lebih besar jika melalui pertemuan langsung. Jadi, kegiatan perjalanan bisnis sangat perlu dilakukan jika ingin klien menandatangani kontrak baru dengan perusahaan.

Image: Pixabay

3. Memperkenalkan produk baru perusahaan

Saat perusahaan meluncurkan produk baru, para sales tentu dituntut untuk memperkenalkan produk tersebut ke calon-calon klien dan investor dan meyakinkan mereka untuk bekerjasama. Agenda perjalanan dinas perlu direncanakan agar produk bisa cepat menghasilkan profit untuk perusahaan.

4. Mengecek kondisi lapangan secara langsung

Perusahaan di tempat saya bekerja saat ini letaknya ada di Bandung tetapi memiliki cabang di Jogja. Pimpinan dan para manajer yang ada di Bandung terkadang melakukan meeting dengan karyawan di kantor Jogja dengan menggunakan Skype, Google Hangout, atau sarana video conference yang lain. Namun tentu hal ini tidak bisa dilakukan terus menerus. Pimpinan tentu perlu mengecek kondisi kerja di kantor cabang secara langsung.

Contoh lainnya adalah saat perusahaan ingin mulai membuka cabang baru di kota lain. Perjalanan bisnis adalah kegiatan yang perlu dilakukan untuk meninjau tempat yang akan digunakan sebagai kantor baru.

Image: Pixabay

5. Menambah wawasan dan ilmu melalui seminar dan pelatihan

Perusahaan di tempat saya bekerja memberikan kesempatan bagi para pegawainya untuk mengikuti seminar atau pelatihan yang berpeluang besar meningkatkan kualitas hasil pekerjaan mereka. Contohnya karyawan yang bekerja di kantor cabang perlu mengikuti pelatihan atau seminar yang diadakan di ibu kota. Perusahaan tentu perlu memberikan biaya akomodasi yang cukup untuk perjalanan mereka.

6. Menghadiri rapat kerja

Saya sendiri sebenarnya belum pernah membuat anggaran perjalanan dinas untuk menghadiri rapat, kecuali rapat tahunan. Namun teman saya yang seorang pegawai pemerintah pernah melakukan perjalanan dinas untuk rapat dengan para wakil dari wilayah lain.

Tentunya rapat kerja seperti itu perlu dilakukan dengan tatap muka secara langsung. Sebab, jika hanya mengandalkan video conference belum tentu setiap peserta rapat bisa tersambung dengan lancar dengan video conference tersebut, mengingat kondisi jaringan internet setiap wilayah tidak sama.

Nah itulah tadi beberapa tujuan perjalanan dinas yang membuatnya perlu dilakukan oleh setiap perusahaan. Teknologi memang bisa membantu untuk komunikasi jarak jauh. Namun bukan berarti teknologi merupakan pengganti untuk bertemu dengan klien, pelanggan, maupun kolega. Perjalanan dinas bukan merupakan kegiatan menghambur-hamburkan uang perusahaan, namun dapat membuka peluang baru untuk perusahaan Anda.