Agar Biaya Perjalanan Dinas Tidak Membengkak, Bagaimana Cara Memilih Hotel yang Tepat?

Ketika merencanakan agenda perjalanan dinas kita tentunya akan dihadapkan dengan banyak pilihan akomodasi. Namun agar pengeluaran perusahaan untuk perjalanan dinas tidak membengkak, biaya akomodasi harus seminimal mungkin. Dibutuhkan trik khusus agar biaya perjalanan dinas tidak terlalu besar. Bagaimana caranya?

Kali ini saya akan membagikan beberapa tips untuk memilih akomodasi yang tepat untuk perjalanan dinas agar pengeluaran tidak membengkak, namun tidak mengorbankan kenyamanan saat menginap. Beberapa poin ini saya ambil dari pengalaman saya membuat rencana perjalanan dinas untuk pimpinan maupun beberapa karyawan di tempat saya bekerja.

Tips Memilih Hotel Agar Biaya Perjalanan Dinas Tidak Membengkak

1. Tentukan agenda, tujuan, dan anggaran perjalanan dinas

Hal pertama yang perlu dilakukan tentu saja adalah menentukan seperti apa agenda kegiatan nantinya, di mana lokasinya, dan berapa hari perjalanan dinas akan dilakukan. Tentukan juga berapa anggaran yang boleh dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan begini Anda pun lebih mudah dalam menentukan kriteria hotel seperti apa yang bisa dijadikan tempat menginap.

(Image: techThagaval)

2. Pilih hotel yang lokasinya aman dan mendukung

Dalam memilih hotel, jangan asal mencari yang murah. Pilih hotel yang mendukung aktivitas perjalanan dinas Anda. Perjalanan dinas terkadang dilakukan di kota-kota besar yang kondisi lalu lintasnya padat. Untuk menghindari adanya kendala saat melakukan perjalanan dari hotel ke tempat kerja, pilihlah hotel yang letaknya dekat.

Usahakan juga lokasi hotel memiliki lingkungan yang aman agar dapat memberikan kemudahan saat melaksanakan berbagai kegiatan saat perjalanan dinas.

3. Cek fasilitas yang dimiliki hotel

Sebelum booking hotel, alangkah baiknya Anda mengecek fasilitas apa saja yang disediakan oleh hotel tersebut. Fasilitas yang paling sering saya cek untuk perjalanan bisnis adalah kondisi kamar yang terlihat nyaman, pendingin ruangan, TV untuk hiburan, dan WiFi gratis.

Saya juga sering memastikan apakah hotel menyediakan sarapan yang lebih pagi atau tidak agar ketika ada acara di pagi hari sudah ada menu sarapan yang tersedia.

(Image: Flight Centre AU)

4. Perhatikan review dari pengunjung-pengunjung sebelumnya

Dalam memilih hotel, jangan asal mencari yang murah. Cek juga kualitas pelayanannya. Hotel yang bagus biasanya memberikan kesan yang baik bagi setiap orang yang pernah menginap di sana. Jadi, sebaiknya Anda mengecek review dari hotel yang akan dipilih terlebih dahulu. Anda bisa cek melalui aplikasi Google Maps atau berbagai aplikasi travel lainnya. Pilih hotel yang memiliki rating cukup tinggi dan dinilai memiliki layanan yang sangat baik.

Jika Anda memiliki kenalan atau teman yang pernah berkunjung atau menginap di hotel yang akan dipilih, Anda bisa meminta saran. Bertanya kepada teman yang tempat tinggalnya di daerah dekat dengan tujuan perjalanan dinas juga bisa dilakukan. Hal ini agar pilihan Anda menjadi semakin mantap. Sebab, belum tentu apa yang terpampang di website kondisinya sama dengan yang ada di kenyataan.

Baca juga: Apa Saja Tujuan Perjalanan Dinas? Apa Keuntungan yang Diperoleh?

5. Bandingkan harganya di berbagai website

Berbagai aplikasi booking hotel bisa saja menawarkan harga yang berbeda untuk hotel yang sama. Jadi, alangkah baiknya Anda membandingkan harga dari berbagai website. Tapi jangan lupa perhatikan bahwa ada website yang sudah mencantumkan harga sekaligus pajaknya, dan ada juga yang belum termasuk pajak.

(Image: Which Reviews)

6. Pakai jasa manajemen perjalanan dinas

Jika Anda tidak ingin repot-repot untuk menentukan hotel mana yang harus dipilih, Anda bisa memanfaatkan jasa manajemen perjalanan dinas. Saat ini sudah mulai banyak yang menawarkan jasa seperti ini. Dengan menggunakan jasa ini Anda bisa mendapat hotel terbaik dan termurah yang cocok untuk perjalanan dinas Anda, sesuai dengan tujuan perjalanan dan budget Anda.

Saya sendiri sekarang lebih sering menggunakan jasa manajemen perjalanan dinas untuk perusahaan di tempat saya bekerja. Banyak keuntungan yang didapat, salah satunya karena lebih praktis. Mereka tidak hanya mencarikan akomodasi terbaik saja, namun juga sarana transportasi seperti tiket pesawat dan mobil antar-jemput bandara.

Itulah tadi cara-cara memilih hotel yang tepat untuk perjalanan dinas agar biaya yang dikeluarkan perusahaan tidak membengkak. Semoga informasi ini bermanfaat untuk perencanaan perjalanan dinas Anda selanjutnya.