Apa Saja yang Harus Diperhatikan Saat Menyiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan?

Merencanakan perjalanan dinas bukan merupakan tugas yang mudah, apalagi jika Anda harus membuat agenda perjalanan dinas pimpinan. Anda harus memperhatikan setiap hal agar perjalanan dinas berjalan sukses. Lalu apa saja yang harus diperhatikan saat menyiapkan perjalanan dinas pimpinan? Berdasarkan pengalaman saya dalam membuat agenda perjalanan dinas pimpinan, berikut beberapa poin penting yang perlu diperhatikan.

Yang Harus Diperhatikan Saat Menyiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan

1. Preferensi pimpinan

(Image: Pixabay)

Hal yang paling penting saat membuat rencana perjalanan dinas pimpinan adalah jangan pernah berasumsi. Ketahui tujuan dilakukannya perjalanan dinas dan di mana destinasinya. Tanyakan hal-hal terkait terkait budget, agenda, waktu keberangkatan, apa saja yang dibutuhkan pimpinan, dan lain sebagainya.

Biasanya saya akan memastikan terlebih dahulu apakah pimpinan lebih memprioritaskan kenyamanan dan kemudahan atau lebih ingin menghemat budget perjalanan dinas. Pertanyaan ini dapat membantu dalam perencanaan selanjutnya sehingga Anda dapat membangun rencana perjalanan dinas yang sesuai dengan preferensi pimpinan.

2. Dokumen perjalanan yang up to date

(Image: Unsplash)

Jika akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, pastikan bahwa dokumen perjalanan pimpinan Anda masih berlaku. Beliau harus memiliki paspor dengan masa berlaku setidaknya enam bulan sebelum tanggal kadaluarsa. Cek juga apakah diperlukan visa untuk masuk ke negara tujuan.

3. Transportasi yang nyaman

(Image: Unsplash)

Tanyakan kepada pimpinan jenis transportasi apa yang ingin digunakan, lebih memilih transportasi pesawat atau kereta. Pastikan untuk memilih kelas yang nyaman namun masih sesuai budget. Saya biasanya memilih transportasi minimal kelas bisnis. Selain itu, Anda juga perlu memperhatikan transportasi dari bandara atau stasiun menuju tujuan selanjutnya.

4. Hotel yang nyaman dan strategis

(Image: Unsplash)

Dalam memilih hotel untuk menginap, pilih hotel yang nyaman dan mudah diakses, dengan disertai fasilitas yang memadai. Lakukan riset hotel terlebih dahulu sebelum menentukan mana yang akan dipilih. Tanyakan ke pimpinan apakah ada fasilitas-fasilitas tertentu yang diinginkan, contohnya wifi gratis, sarapan, tempat fitness, dan lain-lain.

5. Tempat makan

(Image: Unsplash)

Tanyakan kepada pimpinan apakah Anda perlu melakukan reservasi tempat makan terlebih dahulu atau pimpinan akan mencari makanan sendiri di sana. Jika pimpinan ingin reservasi, tanyakan menu makanan yang diinginkan dan apakah ada pantangan makanan yang perlu diperhatikan.

Untuk pimpinan yang tergolong fleksibel, saya biasanya membuat daftar tempat makan yang dekat dengan hotel atau tempat kegiatan bisnis. Daftar ini akan saya serahkan ke pimpinan sebagai rekomendasi, sehingga beliau bisa memilih sendiri nanti akan makan di mana.

Baca juga: Apa Saja Tujuan Perjalanan Dinas? Apa Keuntungan yang Diperoleh?

6. Menyiapkan rencana jika ada hal-hal tak terduga

Waktu sangatlah berharga, apalagi bagi pimpinan. Jadi, usahakan untuk menyiapkan rencana tambahan untuk mengantisipasi apabila terdapat hal-hal tak terduga, contohnya pesawat yang mengalami delay. Jangan memesan tiket pesawat yang sampai ke tempat tujuan kurang dari 1 jam sebelum acara atau kegiatan bisnis dilakukan.

7. Rencana perjalanan dinas pimpinan harus sesuai budget

(Image: Pexels)

Walaupun yang melakukan perjalanan dinas adalah pimpinan, rencana yang Anda buat jangan sampai melebihi budget perusahaan. Jadi walaupun Anda ingin membuat pimpinan nyaman dalam menjalani perjalanan dinas, Anda harus tetap mengontrol pengeluaran biayanya.

8. Catatan agenda perjalanan dinas pimpinan

Catat segala detail mengenai agenda perjalanan dinas dalam satu file dan serahkan ke atasan untuk dibawa saat perjalanan dinas. Anda bisa menyerahkannya dalam bentuk digital maupun dalam bentuk cetak, tergantung dari format mana yang lebih disukai pimpinan Anda. Jika berupa file digital, pastikan file tersebut bisa diakses secara offline. Namun sebelum pimpinan berangkat, pastikan bahwa beliau paham betul dengan catatan Anda.

Itulah beberapa hal yang harus diperhatikan saat menyiapkan perjalanan dinas pimpinan. Semoga bisa menjadi pedoman bagi Anda saat membuat agenda perjalanan dinas untuk pimpinan Anda. Sebab, merencanakan perjalanan dinas pimpinan bisa menjadi kesempatan Anda untuk mendapat kepercayaan lebih dari perusahaan dan pimpinan Anda.