Kesalahan Apa Saja yang Sering Dilakukan Saat Merencanakan Perjalanan Dinas? Bagaimana Menghindarinya?

Merencanakan perjalanan dinas bukanlah suatu tugas yang mudah, dan satu kesalahan saat melakukannya bisa membuat perjalanan dinas terganggu. Oleh karena itu, pada postingan ini saya akan memberikan informasi mengenai beberapa kesalahan yang paling umum dibuat saat merencanakan perjalanan bisnis dan bagaimana cara menghindarinya.

1. Salah dalam mencatat informasi booking

Poin yang satu ini merupakan kesalahan yang paling sering dilakukan dalam perencanaan perjalanan bisnis. Ada banyak detail yang perlu dicatat, seperti detail penerbangan, waktu perjalanan, rute, lokasi, dan lain sebagainya. Jika salah satu detail ada yang salah, maka seluruh jadwal perjalanan bisnis bisa terpengaruh. Untuk menghindarinya, Anda bisa memeriksa ulang informasi booking dan mengoreksinya dengan rekan kerja Anda.

2. Reservasi hotel terlalu mendadak

Pemesanan hotel pada menit-menit terakhir merupakan kesalahan yang cukup umum dilakukan saat merencanakan perjalanan dinas. Kesalahan ini bisa sangat merugikan karena ketersediaan hotel di saat-saat terakhir akan sangat di luar kendali.

Reservasi hotel terlalu mendadak akan membuat Anda kesulitan mendapatkan kamar hotel dengan fasilitas dan lokasi yang diinginkan serta sesuai anggaran yang telah ditetapkan perusahaan. Bisa saja Anda mendapatkan kamar hotel dengan fasilitas dan harga yang sesuai tetapi letaknya sangat jauh dari lokasi acara yang akan didatangi saat perjalanan dinas. Oleh karena itu, usahakan untuk memesan hotel jauh hari sebelum keberangkatan.

3. Berasumsi bahwa karyawan tahu kebijakan pengeluaran perjalanan dinas

Kesalahan umum lainnya adalah dengan menganggap semua tim Anda sudah memahami kebijakan biaya perjalanan yang telah ditetapkan perusahaan. Padahal belum tentu mereka paham apa saja pengeluaran yang menjadi tanggung jawab perusahaan, batasannya, dan bagaimana cara penanganannya.

Pastikan karyawan mengetahui cara menangani biaya perjalanan seperti makanan, transportasi, kamar hotel, meeting dengan klien, keperluan darurat, dan masih banyak lagi. Selain itu karyawan juga perlu diingatkan untuk menyimpan nota atau kuitansi selama perjalanan dinas mereka. Nota ini penting untuk mendapatkan pengembalian uang dari perusahaan.

Baca juga: Agar Biaya Perjalanan Dinas Tidak Membengkak, Bagaimana Cara Memilih Hotel yang Tepat?

4. Menghabiskan biaya melebihi anggaran perjalanan dinas

Jangan sampai pengeluaran perjalanan dinas melebihi anggaran yang telah ditentukan oleh perusahaan Anda. Kesalahan ini biasanya terjadi saat karyawan yang melakukan semua proses booking tidak mengetahui batas pengeluaran yang telah ditetapkan.

Untuk mencegah kesalahan ini, perusahaan perlu mengomunikasikan kebijakan perjalanan dengan jelas terhadap mereka. Namun di samping itu karyawan juga wajib berkonsultasi kepada manajer atau personel terkait mengenai kebijakan perjalanan dinas agar dapat mencegah kesalahan ini terjadi.

Untuk mempermudah proses perencanaan sebenarnya Anda bisa menggunakan jasa reservasi perjalanan dinas. Saat ini ada banyak jasa yang dapat membantu Anda dalam reservasi hotel, tiket pesawat, dan tiket kereta untuk perjalanan dinas dan menyesuaikannya dengan anggaran perusahaan Anda. Jadi Anda tidak perlu khawatir untuk mengeluarkan biaya perjalanan melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.

5. Mengabaikan pengeluaran-pengeluaran kecil

Saat perjalanan bisnis biasanya terdapat banyak pengeluaran kecil seperti biaya parkir, biaya pertukaran mata uang, pajak, dan lain sebagainya. Pengeluaran-pengeluaran ini seringkali diabaikan.

Pengeluaran kecil mungkin tampak sepele dalam satu kali transaksi, tetapi semakin lama pengeluaran akan semakin bertambah hingga menimbulkan biaya yang signifikan. Jadi saat merencanakan perjalanan bisnis sebaiknya Anda juga memperhitungkan biaya-biaya tersebut.

6. Lupa memperhatikan waktu

Saat merencanakan jadwal agenda perjalanan dinas, kesalahan yang cukup sering dilakukan adalah kurang memperhitungkan waktu dengan tepat. Biasanya yang sering dilupakan adalah memberikan jeda waktu untuk transportasi dari bandara ke hotel dan antisipasi jika terjadi delay penerbangan. Anda perlu memperhitungkan waktu yang tepat agar karyawan bisa nyaman dalam melakukan kegiatan dinas dan tidak tergesa-gesa.

Anda juga perlu memperhatikan seberapa buruk lalu lintas di tempat tujuan, sehingga dapat menyediakan jeda waktu perjalanan yang cukup panjang pada jadwal kegiatan.

Itulah beberapa kesalahan yang umum dilakukan saat membuat perencanaan perjalanan dinas.
Anda perlu menghindari kesalahan-kesalahan di atas agar tidak merugikan perusahaan, tidak hanya dalam hal keuangan tetapi juga dalam hal waktu dan produktivitas. Sangat penting untuk mengurangi kesalahan dengan perencanaan yang cermat demi memastikan perjalanan dinas yang lancar dan bebas masalah.