Jika terdapat agenda meeting dalam rencana perjalanan dinas, tentu Anda perlu menentukan lokasi meeting yang tepat. Anda bisa memilih hotel yang dilengkapi dengan ruang meeting agar bisa sekaligus memesan kamar hotel untuk para pelaku perjalanan dinas.
Namun setiap hotel menawarkan fasilitas yang berbeda untuk penyewaan ruang meeting mereka. Jika lokasi tujuan perjalanan dinas letaknya cukup jauh, Anda mungkin akan kesulitan memilih ruang meeting yang tepat. Anda tentunya tidak bisa langsung ke lokasi untuk melihat kondisi ruang meeting secara langsung. Oleh karena itu, kali ini saya akan memberikan beberapa tips untuk memilih ruang meeting hotel yang tepat.
1. Tentukan anggaran untuk menyewa ruang meeting hotel
Hal pertama yang perlu ditentukan sebelum mencari ruang meeting hotel yang tepat adalah anggaran. Biaya penyewaan ruang meeting harus sesuai anggaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Selain itu, biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan fasilitas dan layanan yang ditawarkan. Jangan sampai pengeluaran perusahaan menjadi boros hanya untuk menyewa ruang meeting.2. Tentukan tujuan dari meeting
Untuk memastikan apakah ruang meeting yang Anda pilih sesuai dengan kebutuhan, penting untuk mengetahui pertemuan seperti apa yang akan dilakukan. Pertemuan bisa berupa seminar, rapat kerja, forum diskusi, atau lain sebagainya. Anda juga perlu menentukan hal-hal berikut ini:- Perangkat audio dan visual apa saja yang dibutuhkan.
- Kebutuhan katering di tempat meeting, apakah hanya butuh snack saja atau dengan makan besar.
- Jumlah orang yang akan menghadiri pertemuan agar bisa mengetahui ukuran ruangan yang sesuai.
3. Tentukan pengaturan tempat duduk
Sangat penting untuk mengetahui berapa banyak orang yang akan menghadiri pertemuan dan jenis pengaturan tempat duduk seperti apa yang diperlukan. Contohnya yaitu:- Untuk seminar biasanya tidak memerlukan meja dan hanya perlu tempat duduk.
- Untuk forum diskusi diperlukan pengaturan meja yang terpisah.
- Untuk rapat pemegang saham mungkin diperlukan satu meja besar dan panjang dengan dikelilingi kursi-kursi.
Pastikan pihak hotel mampu menyiapkan tempat duduk dan meja dengan pengaturan yang sesuai dengan permintaan Anda.
Baca juga: Agar Biaya Perjalanan Dinas Tidak Membengkak, Bagaimana Cara Memilih Hotel yang Tepat?
4. Ketahui layanan dan fasilitas apa saja yang diberikan untuk ruang meeting hotel
Setiap hotel menawarkan ruang meeting hotel yang berbeda. Setiap ruang meeting hotel memiliki ukuran yang berbeda dan menawarkan fasilitas dan layanan yang berbeda pula. Jadi, sesuaikan fasilitas dan layanan yang diperlukan dengan yang ditawarkan oleh pihak hotel.Jika ada presentasi yang perlu dilakukan, ketahui perangkat audio/visual apa saja yang disediakan oleh pihak hotel. Jika peserta meeting membutuhkan akses internet melalui Wi-Fi, Anda harus memastikan bahwa ruang meeting hotel memiliki fasilitas yang dapat mengakomodasi kebutuhan ini.
5. Cari lokasi yang mudah diakses
Agar pertemuan bisa berjalan dengan baik, sebaiknya Anda memastikan bahwa lokasi hotel mudah diakses. Lokasi yang tepat dapat membantu semua peserta untuk tiba tepat waktu di tempat pertemuan tanpa kesulitan. Dengan begitu, acara bisnis yang telah diagendakan bisa langsung dimulai sesuai jadwal.6. Pastikan pihak hotel memiliki pelayanan yang baik
Pelayanan yang baik akan membantu acara bisnis berjalan dengan lancar. Jadi, Anda perlu memastikan bahwa pihak hotel memiliki pelayanan yang baik. Bagaimana cara mengetahuinya? Anda bisa membaca berbagai review dari customer mereka sebelumnya. Ketahui apakah ada banyak tanggapan positif dari para customer tersebut.Anda juga bisa menilai layanan pihak hotel dari sejak Anda menghubungi mereka untuk menanyakan segala hal seputar ruang meeting. Pastikan mereka menanggapi dengan baik semua pertanyaan dan permintaan dari Anda.
7. Menggunakan jasa reservasi perjalanan dinas
Anda bisa menggunakan bantuan dari jasa reservasi perjalanan dinas untuk memilih hotel dengan ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan. Biasanya mereka sudah mengetahui berbagai fasilitas hotel di berbagai tempat dan juga sudah mengetahui kualitas pelayanannya. Jadi, Anda tidak perlu terlalu bingung dalam menentukan lokasi meeting saat merencanakan perjalanan dinas.Itulah beberapa cara untuk memilih ruang meeting hotel yang tepat saat merencanakan perjalanan dinas. Pertimbangkan semua opsi yang tersedia sebelum memutuskan hotel mana yang akan Anda pilih, agar acara dapat berjalan dengan lancar tanpa ada hambatan.
Comments
Post a Comment